Coordonnateur(trice) administratif(ive) et Teneur de livres / Administrative Coordinator & Bookkeeper

Montreal QC
Posted 1 month ago

Orchestre de chambre McGill | McGill Chamber Orchestra

OFFRE D’EMPLOI – Coordonnateur(trice) administratif(ive) et Teneur de livres
Heures: 30 heures par semaine – heures flexible incluant soirs d’événements
Type d’emploi : Permanent, temps partiel
Date de début : Aussi tôt que possible
Salaire : 25$ / heure

L’Orchestre de chambre McGill (MCO) est considéré comme étant l’un des ensembles professionnels de musique de chambre canadiens les plus réputés. Il a été fondé en 1939 par Alexander Brott, directeur artistique et compositeur canadien de renom et son épouse Lotte Brott, violoncelliste et gérante de l’ensemble. Depuis 2005, maestro Boris Brott en est le chef d’orchestre principal et le directeur artistique.

Pilier des institutions culturelles montréalaises depuis plus de 75 ans, le MCO est à la fois intemporel et innovateur dans sa perpétuelle mission de présenter des performances musicales de haute qualité, tout en privilégiant une approche éducative. Les concerts sont présentés aux meilleures salles de Montréal, tel que la Salle Bourgie du Musée des Beaux-Arts, l’Église St-Jean-Baptiste, tout comme la Maison Symphonique.

Sous la responsabilité du directeur général, le(la) Coordonnateur(trice) administratif(ive) et teneur de livres est responsable des aspects financiers de l’organisme ainsi que plusieurs tâches administratives.

Principales fonctions
• Tenir à jour les comptes et faire la gestion de la paie
• Faire la conciliation bancaire des comptes de l’organisation
• Gérer les paiements et présenter les rapports comptables
• Préparer les rapports financiers
• Être la personne ressource lors de l’audit annuel
• Garder à jour le site web
• Participer à la révision des contrats
• Participer à l’élaboration et la révision des programmes de soirée
• Participer à la conception et à la mise en page du matériel promotionnel
• Effectuer des vidéos promotionnels
• Garder à jour les réseaux sociaux: Twitter et FaceBook
• Maintenir à jour la base de données de donateurs et de billetterie Vendini, Excel, Google Drive, etc.
• Appuyer le directeur général dans toutes autres tâches connexes, selon les besoins ponctuels.

Exigences
• Minimum d’un à deux ans d’expérience en tenue de livres avec Quickbooks en ligne
• Excellente connaissance et expérience avec Excel ou Numbers
• Bilinguisme : maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
• Connaissance du milieu de la musique classique un atout
• Bon jugement, diplomatie, fiable et honnête
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
• Minutie et sens du détails tout en travaillant efficacement

Mise en candidature
Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur lettre de motivation et leur curriculum vitae par courriel à directeur@orchestre.ca, à l’attention du directeur général, monsieur Taras Kulish. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Aucun accusé de réception ne sera envoyé.

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EMPLOYMENT OPPORTUNITY – Administrative Coordinator & Bookkeeper
Hours: 30 hours per week – flexible hours including some evenings during events
Job Status: Permanent, part-time
Start Date: As soon as possible
Salary: $25/hour

Celebrating 78 years of professional chamber music, the MCO (McGill Chamber Orchestra) is one of Canada’s most renowned chamber groups which was founded by Alexander & Lotte Brott. Since 2000, the MCO is under the Artistic Direction of conductor Boris Brott, one of Canada’s most internationally renowned conductors. The orchestra is a vibrant ensemble consisting of the city’s best professional musicians and presents concerts throughout the year in the finest halls of Montreal.

A pillar of Montreal’s cultural institutions for over 75 years, the MCO is both timeless and innovative in its enduring mission to present the highest quality musical performances, while emphasizing an educational approach. The MCO performs in some of the best halls of Montreal such as the Bourgie Hall of the Museum of Fine Arts, the Église Saint-Jean-Baptiste, and the Maison Symphonique. Our concerts are a fusion of contemporary and classical, and a fresh experience for our public.

Reporting to the General Director, the Administrative Coordinator & Bookkeeper is responsible for all financial aspects of the organization, as well several administrative tasks.

Principal Duties:
• Oversee all bookkeeping & payroll
• Do bank reconciliation of all bank accounts
• Prepare and execute payments and prepare financial reports
• Oversee accounts payable & receivable for all service providers
• Be the resource person during the annual Audit
• Help with keeping the website updated through WordPress
• Help with preparing & proofing contracts
• Help with layout and material for the concert & event programs
• Help with the layout and material of all promotional material
• Put together basic promotional videos for social media networks
• Help feed and maintain activity on Social Media networks: FaceBook & Twitter
• Keep an updated database of donors & customers through Vending, Excel, Google Drive, etc
• Support the General Director in daily tasks

Requirements:
• Minimum 1-2 years experience in bookkeeping with Quickbooks online
• Excellent knowledge and experience with either Excel or Numbers
• Bilingualism both written and spoken. High written proficiency in French & English
• Knowledge and appreciate of music is a plus
• Positive attitude, diplomacy, reliable and honest
• Flexibility in work schedule and capacity to multitask while working efficiently
• Good judgement and an eye for detail
• Able to adapt in a ever changing work environment

Application Process
Please send your cover letter and CV by email to: directeur@orchestre.ca to the attention of General Director, Taras Kulish. Only selected candidates will be contacted. No acknowledgment of receipt will be sent.

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Job Features

Job CategoryAdministrative

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